Datenschutz bei Videokonferenz-Tools

Aktuell setzen viele Unternehmen auf Grund der Corona-Pandemie auf Video-Konferenz-Tools. Dabei herrscht noch in vielen Unternehmen Unsicherheit welche Tools geeignet sind und was beachtet werden muss. In diesem Beitrag möchten wir einen kurzen Überblick im Hinblick auf datenschutzrechtliche Aspekte geben.

Anbieter

Am häufigsten werden in Unternehmen derzeit Microsoft Teams und Zoom eingesetzt. Darüber hinaus sind noch GoTo Meeting und Slack recht bekannt. Aus Deutschland sind die Lösungen Nextcloud Talk und TeamViewer Blizz einsetzbar.

Datenschutzaspekte

Technik

Zunächste ist sicherzustellen, dass die Hardware welche von Mitarbeitern verwendet wird auch vom Videokonferenz-Tool unterstützt wird. Gegebenenfalls soll die Teilnahme per Windows-PC, Apple-Mac, Android-Smartphone, iPhone etc. erfolgen. In diesem Fall muss der Anbieter dann einen Client für die jeweilige Plattform zur Verfügung stellen.

Verschlüsselung

Achten Sie bei der Auswahl eines Tools darauf, dass eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung eingesetzt wird. Hierbei wird der Stream über den Übertragungsweg hinweg verschlüsselt und nur die Teilnehmer der jeweiligen Sitzung können das Bild- und Tonsignal entschlüsseln. Findet keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung statt ist es möglich, dass beispielsweise Mitarbeiter des Videokonferenz-Tools Konferenzen ansehen können.

DSGVO-Konformität

Der Anbieter muss natürlich selbst Datenschutzkonform arbeiten. Hat der Anbieter seinen Sitz und die Server im Europäischen Währungsraum und stellt Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei Anbietern aus Drittländern müssen Sie prüfen ob diese auf der Liste sicherer Drittländer stehen. Bei Unternehmen aus den USA muss der Anbieter eine Zertifizierung nach dem Privacy-Shild vorweisen können.

Aufzeichnung

Auf Aufzeichnungen des Audio oder/und Videostreams sollte verzichtet werden. Für den Fall, dass eine Aufnahme aus bestimmten Gründen erwünscht ist, müssen Sie die Teilnehmer hierüber im vorhinein informieren und eine Zustimmung einholen. Einige Tools bieten mittlerweile hierfür auch eine integrierte Funktion.

Desktop-Sharing

Falls Sie während einer Videokonferenz Inhalte von Ihrem Gerät mit den anderen Teilnehmern teilen möchten, sollten Sie darauf achten, dass nur das jeweils zu teilende Anzeigefenster für den Stream bereitgestellt wird. Das Teilen der kompletten Desktopansicht ist nicht empfehlenswert. Sie könnten durch aufploppende Mitteilungen (Emails, Kalender etc.), gespeicherte Dateien (Dateinamen) oder versehentlich geöffnete Anwendungen/Ordner sensible Daten preisgeben.

Fazit

Wir können keine Empfehlung für ein bestimmtes Tool aussprechen, auch wenn sich dies sicher viele Leser wünschen. Die Anforderungen sind für jedes Unternehmen individuell. Aber das Entscheidende ist: Die Technologie, datenschutzrechtliche Aspekte und Funktionen ändern sich bei den Tools fortlaufend. Insbesondere beim Anbieter Zoom gab es in den vergangen Wochen einige Änderungen. Hier können wir nur Raten: Wählen Sie nach bestem Wissen aus und rekapitulieren Sie die Entscheidung gegebenenfalls.

Zuletzt aktualisiert: 14.04.2020