Der Umgang mit Bewerberdaten in Unternehmen

In Personalabteilungen werden im Rahmen von Bewerbungsprozessen personenbezogene Daten von Bewerbern erhoben, die datenschutzkonform verarbeitet werden müssen. In größeren Unternehmen können in wenigen Jahren tausende Bewerbungen eingehen, die in der Regel besonders geschützte personenbezogene Daten beinhalten, weshalb ein angemessener Umgang mit diesen Daten unerlässlich ist.

Während des Bewerbungsprozesses

Fragen zur persönlichen Lebensgestaltung des Bewerbers sind nicht gestattet. Sollte eine Bewerber im Rahmen eines Bewerbungsgespräches oder eines Telefonats von sich aus solche Daten preisgeben dürfen diese trotzdem nicht dokumentiert respektive gespeichert werden. Darüber hinaus recherchieren Unternehmen häufig selbständig in Suchmaschinen und sozialen Netzwerken über den Bewerber. Es dürfen aber keine Informationen aus Netzwerken wie Facebook oder Instagram mit der Person verknüpft werden. Letztlich ist somit schon die Suche in solchen Netzwerken nicht zu empfehlen. Falls ein Bewerber berufliche Profile in LinkedIn oder Xing pflegt können Sie auf diese zurückgreifen.

Speicherdauer von Bewerberdaten

Bewerber könnten im Anschluss an eine erfolglose Bewerbung Ansprüche gemäß des Gleichbehandlungsgesetztes (§16 GlBG) einfordern. Da die Bewerberdaten Entscheidungsgrundlage für eine Ablehnung waren ist die Speicherung der personenbezogenen Daten daher zur Verteidigung von Ansprüchen notwendig. Für Bewerberdaten ist ein Zeitraum von 7 Monaten angemessen und verhältnismäßig. Dies ergibt sich aus der 6-Monatsfrist des GlBG und des einmonatigen potenziellen Klagewegs. Sollen Bewerberdaten länger aufbewahrt werden, um zu einem späteren Zeitpunkt ggf. auf den Bewerber zurückzukommen, ist dies natürlich nach einer Zustimmung des Bewerbers möglich.

Fazit

Werden Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses nicht nach einer angemessenen Frist gelöscht droht bereits daraus ein Bußgeld. In der Vergangenheit hat sich bereits gezeigt, dass einzelne Personen gezielt nach solchen Verstößen suchen.

Zuletzt aktualisiert: 07.01.2020